Betriebliche Meldetermine: Sozialversicherung, Lohnsteuer und Beschäftigungspflicht

Für jeden Beschäftigten, der am 31. Dezember versicherungspflichtig beschäftigt war, erstattet der Arbeitgeber eine Jahresmeldung an die Einzugsstelle. Sie ist mit der ersten Entgeltabrechnung des neuen Jahres, spätestens bis 15. Februar, elektronisch zu übermitteln und enthält das beitragspflichtige Arbeitsentgelt des Vorjahres, soweit es noch nicht gemeldet wurde. Für geringfügig Beschäftigte geht die Meldung an die Minijob-Zentrale.

Die Jahresmeldung entfällt, wenn zum 31. Dezember ohnehin eine Abmeldung, Unterbrechungsmeldung oder eine andere Meldung zu erstatten ist. Die Daten fließen in das Versicherungskonto der Rentenversicherung; fehlerhafte Entgelte wirken sich deshalb unmittelbar auf spätere Rentenansprüche der Beschäftigten aus.

Typische Fehlerquellen sind Einmalzahlungen im Dezember, rückwirkende Entgeltkorrekturen und Beschäftigte mit Wechsel der Beitragsgruppe im Laufe des Jahres. Fehlende Jahresmeldungen fordern die Einzugsstellen maschinell an. Stimmen Sie den Abschluss des Lohnjahres deshalb frühzeitig mit Lohnbuchhaltung oder Steuerbüro ab, damit Jahresmeldung, Lohnnachweis und Lohnsteuerbescheinigung auf denselben Daten beruhen.

Quellen: Gesetze im Internet – § 10 DEÜV

Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung richten sich nach den Arbeitsentgelten, den Gefahrklassen des Gefahrtarifs und – für die Lastenverteilung – den geleisteten Arbeitsstunden. Deshalb übermittelt jeder Unternehmer nach Ablauf des Kalenderjahres den digitalen Lohnnachweis an seine Berufsgenossenschaft, und zwar bis 16. Februar des Folgejahres. Die Meldung erfolgt aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe; zuvor sind die Stammdaten (Mitgliedsnummer, Gefahrtarifstellen) beim Unfallversicherungsträger abzurufen.

In Produktionsbetrieben ist die richtige Zuordnung zu den Gefahrtarifstellen entscheidend: Werden Beschäftigte aus Verwaltung und Fertigung falsch verteilt, ist der Beitrag zu hoch oder es drohen Nachforderungen. Korrekturen sind unverzüglich zu melden, wobei die fehlerhafte Meldung vorher zu stornieren ist. Bei Betriebseinstellung oder Insolvenz ist ein unterjähriger Lohnnachweis spätestens nach sechs Wochen fällig.

Kommt der Lohnnachweis nicht oder unvollständig, darf der Unfallversicherungsträger schätzen. Die zugrunde liegenden Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Quellen: Gesetze im Internet – § 99 SGB IV · Gesetze im Internet – § 165 SGB VII · DGUV – UV-Meldeverfahren: Welche Fristen sind einzuhalten?

Am Ende des Kalenderjahres – oder bei Ende eines Arbeitsverhältnisses – schließt der Arbeitgeber das Lohnkonto jedes Beschäftigten ab und übermittelt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzverwaltung. Die Frist ergibt sich aus der Abgabenordnung: Die Daten sind nach Ablauf des Kalenderjahres bis zum letzten Tag des Monats Februar zu übermitteln, in Schaltjahren also bis 29. Februar.

Die Bescheinigung enthält unter anderem die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale, Dauer des Dienstverhältnisses, Arbeitslohn, einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie steuerfreie Leistungen wie Kurzarbeitergeld oder Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld. Die Beschäftigten erhalten einen Ausdruck oder eine elektronische Bereitstellung.

Für Produktionsbetriebe sind steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit ein häufiger Prüfungspunkt: Sie müssen im Lohnkonto korrekt erfasst sein, damit Bescheinigung und Lohnsteuer-Außenprüfung zusammenpassen. Korrigieren Sie Fehler vor der Übermittlung, denn nachträgliche Änderungen sind nur eingeschränkt möglich und verursachen Mehraufwand bei Beschäftigten und Finanzamt.

Quellen: Gesetze im Internet – § 41b EStG · Gesetze im Internet – § 93c AO

Private Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen auf wenigstens 5 Prozent davon schwerbehinderte Menschen beschäftigen; für kleinere Betriebe unter 40 bzw. 60 Arbeitsplätzen gelten feste Personenzahlen. Einmal jährlich zeigen sie der Agentur für Arbeit bis 31. März die Daten des Vorjahres an, aufgeschlüsselt nach Monaten, und fügen das laufend zu führende Verzeichnis der schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten bei.

Wer die Quote nicht erfüllt, zahlt für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz eine Ausgleichsabgabe – gleichzeitig mit der Anzeige an das Integrationsamt. Die Höhe ist nach der erreichten Beschäftigungsquote gestaffelt; seit 2024 gibt es eine besonders hohe Stufe für Arbeitgeber, die keinen schwerbehinderten Menschen beschäftigen. Die Beträge werden regelmäßig an die Bezugsgröße angepasst. Nach dem 31. März fallen Säumniszuschläge an; fehlt die Anzeige bis 30. Juni, erlässt die Agentur für Arbeit einen Feststellungsbescheid.

Aufträge an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen können teilweise auf die Ausgleichsabgabe angerechnet werden – ein Hebel, der in Produktionsbetrieben mit Montage- oder Verpackungsaufträgen oft ungenutzt bleibt.

Quellen: Gesetze im Internet – § 163 SGB IX · Gesetze im Internet – § 160 SGB IX · Gesetze im Internet – § 154 SGB IX

Künstlersozialabgabe zahlen nicht nur Verlage oder Agenturen. Auch Industrieunternehmen werden abgabepflichtig, wenn sie für eigene Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit selbständige Künstler oder Publizisten beauftragen – etwa für Produktfotos, Katalog- und Messedesign, Imagefilme, Webseitengestaltung oder Fachtexte – und die Entgelte im Kalenderjahr insgesamt 1.000 Euro übersteigen.

Abgabepflichtige Unternehmen melden der Künstlersozialkasse bis 31. März die Summe der im Vorjahr gezahlten Entgelte auf dem Vordruck der KSK. Daraus setzt die Künstlersozialkasse die Abgabe und die monatlichen Vorauszahlungen fest, die jeweils innerhalb von zehn Tagen nach Monatsende fällig sind. Unterbleibt die Meldung, wird geschätzt; auch die Deutsche Rentenversicherung prüft die Abgabepflicht bei ihren Betriebsprüfungen.

In der Praxis wird die Pflicht häufig übersehen, weil die Aufträge über Marketing oder Vertrieb laufen. Richten Sie deshalb in der Kreditorenbuchhaltung eine Kennzeichnung für Honorare an Kreative ein und führen Sie die vorgeschriebenen Aufzeichnungen, damit die Jahressumme ohne Nacharbeit vorliegt.

Quellen: Gesetze im Internet – § 27 KSVG · Gesetze im Internet – § 24 KSVG